مطالبی برای شماها

باسمه تعالي

مجله علم الكترونيك و كامپيوتر

عنوان مقاله : تجارت الكترونيك در سيستم اطلاعاتي حسابداري

نويسنده : زهرا نصراصفهاني

مقدمه :

تجارت الكترونيكي  در حقيقت استفاده سيستماتيك از پيشرفتهاي فن آوري شبكه و ارتباطات براي بهبود روشهايي كه يك شركت براي تعامل با فروشندگان و مشتريان خود به كار مي گيرد . در واقع تجارت الكترونيكي يك موضوع اختياري نيست بلكه الزام و ضرورتي اجتناب ناپذير براي تجارت در دنياي امروز است . هنگامي كه اغلب مردم به تجارت الكترونيك مي انديشند ، رابطه بنگاه به مصرف كننده را تصور مي كنند ولي تجارت الكترونيكي به معاملات بنگاه به مصرف كننده محدود نمي شود و حجم معاملات الكترونيكي بنگاه به بنگاه در بعضي مواقع بيشتر از معاملات بنگاه به مصرف كننده است .

اطمينان از تجارت الكترونيكي :

مصرف كنندگاني كه علاقمند به خريد مستقيم الكترونيكي هستند ، معمولاً نگران اين هستند كه آيا اينكه شركت فروشنده قانوني است ؟ و يا آيا شركت اطلاعاتي را كه مصرف كننده به او مي دهد ، محرمانه تلقي مي كند ؟  براي پاسخگويي به اين سوالها ، انجمن حسابداران رسمي آمريكا[1] ، يك سري خدمات اطمينان دهي به نام امين وب را ارائه كرد . شركتهايي كه در آزمون امين وب موفق مي شوند ، مي توانند يك آرم مشخص در برگهاي شبكه هاي الكترونيكي خود قرار دهند كه نشان مي دهد سايت شبكه و عمليات تجارت الكترونيكي آنها توسط يك حسابدار رسمي بازرسي و نظارت مي شود . اگر چه ديگر شيوه هاي اطمينان دهي وجود دارد ، اما امين وب در خدمات اطمينان دهي خود از چندين جنبه با اهميت با ديگر شيوه هاي اطمينان دهي تفاوت دارد .

اول ، دامنه عمليات امين وب گسترده تر است . امين وب نه تنها قانوني بودن تجارت را تأييد مي كند بلكه اطمينان لازم درباره فعاليتهاي تجاري آن شركت نيز مي دهد .

دوم ، آرم (نشان) امين وب تنها پس از گذراندن آزمون تجارت الكترونيكي اعطا مي شود . براي گرفتن آرم امين وب فروشندگان بايد كليه اطلاعات مربوط به روشهاي برگشت كالا ها و شماره هاي خدمات مشتريان و اطلاعات فعاليتهايي مانند زمان تحويل كالا را افشا كنند . حسابدار رسمي در آمريكا قرارداد امين وب را منعقد كرده و رعايت روش هاي تعيين شده را بررسي مي كند . همچنين حسابدار رسمي به دقت رسيدگي مي كند شركت سفارشهاي مشتريان را اجرا كرده و احتياطهاي لازم را براي حفاظت از اطلاعات شخصي مشتريان انجام مي دهد .

سوم ، در امين وب لازم است مقررات اخذ گواهي نامه مجدد رعايت شود. آرم (نشان) امين وب تنها براي 90 روز اعتبار دارد . پس از آن ، شركت بايد آزمون مجددي را بگذراند تا اطمينان حاصل شود دستورالعملهاي تجاري روشني را رعايت مي كند . ديگر جزييات مربوط به امين وب و شيوه هاي بكار رفته در رسيدگي به شكايات را مي توانيد از سايت اينترنتي AICPA در www.aicpa.org پيدا كنيد .

مبادله الكترونيكي داده :

مبادله الكترونيكي داده عبارتست از مبادله الكترونيكي اطلاعات ميان شركتهاي تجاري . مبادله الكترونيكي داده با حذف ورود دستي داده هاي مورد نياز به سيستم ، دقت و صحت آنها را بهبود مي بخشد . همچنين با حذف ضرورت انتقال ، پردازش و ذخيره سازي اسناد و مدارك كاغذي ، هزينه هاي مربوط را نيز كاهش مي دهد . علاوه بر اين ، بهبود سرعت مبادله اطلاعات ، شركت ها را قادر مي سازد تا موجودي كالاي كمتري نگه داري كنند . زيرا نيازي به نگهداري حجم زياد كالا در زمان مورد نياز براي ارسال اسناد و مدارك كاغذي نيست . جمع كل هزينه هاي صرفه جويي شده در مبادله الكترونيكي داده مي تواند قابل توجه باشد . اگرچه مبادله الكترونيكي داده بيش از 20 سال است كه امكان پذير است ولي به تازگي توسط تعداد محدودي از شركتهاي بزرگ استفاده مي شود . هزينه مبادله الكترونيكي داده اولين مانع براي استفاده از آن است ، كه دو پيشرفت مهم درحال از بين بردن اين مانع هستند . اول ، شبكه اينترنت نياز به استفاده از خطوط شبكه مخصوص را ازبين مي برد . دوم ، زبان علامتي قابل توسعه[2] ، زبان استاندارد تعريف داده ها در صفحات وب ، نياز به نرم افزارهاي پيچيده براي ترجمه اسناد ايجاد شده توسط شركتهاي مختلف را مرتفع مي سازد . بنابراين ، مبادله الكترونيكي داده اكنون مي تواند بسيار آسان تر از قبل پذيرفته شود و توسط واحدهاي تجاري كوچكتر مورد استفاده قرار گيرد .

به هر حال ، استفاده ي كامل از منافع حاصل از مبادله الكترونيكي داده مستلزم اين است كه مبادله الكترونيكي داده ها به طول كامل با سيستم اطلاعاتي حسابداري شركتها يكپارچه شود . شكل زير تفاوت ميان سيستم هاي مبادله الكترونيكي داده كاملاً يكپارچه و سيستم مبادله الكترونيكي مستقل را نشان مي دهد . توجه داشته باشيد كه سيستم مبادله الكترونيكي داده مستقل صرفاً شيوه اي ديگر براي استفاده رايگان از سيستم شماره تلفن يا سيستم فاكس است . در هر دو مورد ، سفارشهاي وارده بايد جداگانه وارد سيستم اطلاعاتي حسابداري شوند ، همانگونه كه اسناد ستاده نيز بايد وارد سيستم مبادله الكترونيكي داده شوند . نه تنها اين روش ، در صرفه جويي هزينه ها و بهبود دقت موفق نيست بلكه در به حداكثر رساندن خدمات به مشتريان نيز ناموفق است . مشكل مبادله الكترونيكي داده مستقل اين است كه با سيستم اطلاعاتي حسابداري يكپارچه نشده است . در اين سيستم مشتريان نمي دانند در زماني كه سفارش خود را ارائه كرده اند آيا اقلام درخواست شده در انبار وجود دارد يا اينكه سفارش آنها برگشت داده مي شود .

سيستم مبادله الكترونيكي مستقل

سيستم مبادله الكترونيكي يكپارچه

مبادله الكترونيكي داده هاي مالي :

اصطلاح انتقال الكترونيكي وجوه به انجام پرداختهاي نقدي به صورت الكترونيكي به جاي پرداخت توسط چك اشاره دارد . انتقال الكترونيكي وجوه معمولاً از طريق اتاق پاياپاي خودكار[3] ، سيستم بانكي انجام مي شود . دو نوع پرداخت از طريق شبكه اتاق پاياپاي خودكار انجام مي شود . [4]بستانكار اتاق پاياپاي خودكار [5] بدهكار اتاق پاياپاي خودكار .

اگرچه تقريباً كليه بانكها مي توانند وجوه نقد را از طريق شبكه اتاق پاياپاي خودكار دريافت و ارسال كنند ولي هر بانكي قابليت پذيرش مبادله الكترونيكي داده ها و پردازش فعاليت ها و ارسال الكترونيكي داده ها را ندارد . در نتيجه بسياري از شركتها مجبور مي شوند از يك شبكه براي انتقال الكترونيكي وجوه و از يك شبكه مستقل ديگر براي انتقال الكترونيكي داده استفاده كنند .

راه حل ايده آل يكپارچه كردن سيستم انتقال الكترونيكي وجوه با مبادله الكترونيكي داده است كه مبادله الكترونيكي داده هاي مالي ناميده مي شود ؛ كه با به كارگيري آن در سيستم اطلاعاتي حسابداري ، خريداران مي توانند داده ها و وجوه را در يك برنامه و نرم افزار ارسال كنند .

مزاياي كامل مبادله الكترونيكي داده هاي مالي زماني آشكار مي شود كه بانكهاي خريدار و فروشنده هر دو قابليت اجراي مبادله الكترونيكي داده را داشته باشند . يعني اگر بانك فروشنده قابليت اجراي مبادله الكترونيكي داده را نداشته باشد ، خريدار هنوز دو راه براي مبادله الكترونيكي داده هاي مالي دارد . اگر بانك خريدار قابليت اجراي مبادله الكترونيكي داده را داشته باشد ، خريدار مي تواند ارسال داده ها و دستور انتقال وجه را با هم در يك پيام براي بانك خود ارسال كند . به طور متناوب ، خريدار مي تواند به وسيله شبكه با سرويس اضافي مالي [6] ، مبادله الكترونيكي داده را اجرا كند . اين شبكه سازمان مستقلي است و سخت افزار و نرم افزارهاي تخصصي را براي پيوستن شبكه هاي مختلف مبادله الكترونيكي داده با شبكه اتاق پاياپاي خودكار مورد استفاده توسط سيستم بانكي براي انتقال وجه و دستور انتقال وجوه را باهم براي شبكه با سرويس اضافي مالي ارسال مي كند . شبكه مذبور دستور پرداخت را از فرمت مبادله الكترونيكي داده به فرمت سيستم اتاق پاياپاي خودكار تبديل كرده و اين اطلاعات را براي بانك خريدار ارسال مي كند . سپس بانك خريدار يك انتقال الكترونيكي سنتي وجوه (بستانكار اتاق پاياپاي خودكار) براي بانك فروشنده ارسال مي كند . در همين زمان شبكه با سرويس اضافي مالي داده هاي وجوه حواله شده براي فروشنده اطلاعات مبادله الكترونيكي داده و انتقال الكترونيكي وجوه را به طور جداگانه دريافت مي كند . بنابراين ، هر دو بايد يك شماره عطف مشتري مناسب براي سهولت مطابقت داشته باشند . در نتيجه ، در اين شرايط اگر چه خريدار از مزاياي مبادله الكترونيكي داده هاي مالي به طور كامل بهره مند مي شود ولي فروشنده نمي تواند چنين عملي را انجام دهد .

تأثير تجارت الكترونيكي :

تجارت الكترونيكي مي تواند به طور مستقيم يا غيرمستقيم بر هر مرحله از زنجيره ارزش واحد تجاري تأثير بگذارد . بيشترين اثر بارز آن بر فعاليتهاي فروش و بازاريابي است . شركتها مي توانند دفتر راهنماي الكترونيكي [7] در ايستگاههاي وب خود ايجاد كرده و سفارش فروشهاي خود را خودكار [8] كنند. براي مثال ، سيستم ايستگاه وب شركت سيسكو به مشتريان كمك مي كند تا بخشهاي مناسب و صحيح را براي نيازهاي شبكه خود انتخاب كنند . اين ايستگاه (سايت) در سال 1988 مبلغ 4 ميليارد دلار فروش داشت كه تنها توسط ده نفر فروشنده انجام گرفت .

همچنين ايستگاههاي وب كه براي فروشها و بازاريابي خودكار طراحي شده اند ، مي توانند كارايي مرحله عمليات چرخه ارزش را بهبود بخشند . براي مثال ، شركت فورد از اطلاعات صوتي –تصويري شبكه ارتباطي خود براي سهولت ارتباط ميان 120 طراح در جهان استفاده مي كند . همچنين شركت رايانه ايي دل (Dell) به كمك ايستگاه وب ثبت سفارش فروش خود ، مقدار كالاي مورد نياز براي معاملات فروش را به حداقل ممكن كاهش داد .

نتيجه آنكه چنين روشهايي هزينه فعاليتهاي پشتيباني مشتري را به شدت كاهش مي دهد .