ساختار AIS
هوالعليم
ساختار AIS
نويسنده : زهرا نصر اصفهاني
مجله علم الكترونيك و كامپيوتر
سيستم اطلاعاتي حسابداري (AIS)چيست ؟
يك سيستم مجموعه اي از دو يا چند جزء مرتبط به هم كه به منظور دستيابي به يك هدف با هم در تعامل مي باشند . بيشتر مواقع سيستمها از زيرسيستمهاي كوچكتري تشكيل شده اند كه هر يك فعاليت ويژه اي انجام داده و در نهايت سيستم بزرگتري را پشتيباني مي كنند .
در حقيقت اين چنين سيستمها با تركيب حسابداري سنتي با فن آوري مدرن به همراه كنترل آنها که اطلاعاتي براي كاربران خود در حوزه مالي براي مديريت سازمان ارائه مي كند بوجود آمده اند و 3 وظيفه مهم را بر عهده دارند:
- گردآوري و ذخيره داده هاي مربوط به فعاليتها و رويدادها به طوري كه يك بنگاه تجاري بتواند آنچه را كه رخ داده است بررسي كند .
- پردازش و تبديل داده ها به اطلاعات مفيد براي تصميم گيري ، به نحوي كه مديريت بر مبناي اين اطلاعات قادر به برنامه ريزي اجرا و كنترل فعاليتهاي شركت باشد .
- طراحي كنترلهاي داخلي كافي به منظور حفاظت از دارايي ها ، از جمله مدارك و اطلاعات بنگاه تجاري . اين كنترلها اطمينان مي دهند كه اطلاعات در زمان مورد نياز در دسترس بوده و دقيق و قابل اتكا هستند .
سيستمهاي اطلاعات حسابداري (AIS) Accounting Information Systems با ساير سيستمهاي اطلاعاتي به لحاظ تأكيد بر حسابداري و كنترل تفاوت دارد. از آنجا كه در بسياري از واحدهاي تجاري بزرگ مديران ، مالكان شركت نيست ميل به استفاده از سيستمهاي اطلاعات حسابداري براي كنترل و حصول اطمينان از حفاظت دارائي ها ، مدارك و اطلاعات واحد روزبه روز درحال افزايش است و اجازه مي دهد تا هزينه هاي مرتبط با توليد و يا اجراي خدمات را رديابي و پيگيري نمائيم همچنين امكانات پيشرفته تري در این زمينه براي بهبود عملكرد سازمان ارائه مي دهند. اين سيستم به سازمان اجازه مي دهد تا براي وصول اهداف خود برنامه ريزي نمايد و كاركنان به گزارشات و تجزيه و تحليل هاي دسترسي داشته باشند و در ميان سناريوهاي پيشنهاد شده بهترين و بهينه ترين آن را انتخاب نمايند. به همين دليل است كه حسابداران چنين شركتهايي بايد شناختي اصولي از چگونگي كاركرد اين سيستمها داشته باشند تا بتوانند گزارشات دلخواه را در مواقع لزوم براحتي وصول نمايند.
اجزاء AIS :
دستگاههاي ورودي اين فناوري معمولاً كامپيوترهاي شخصي استاندارد با ايستگاههاي كاري در حال اجرا، برنامه هاي كاربردي براي پردازش داده هاي ورودي، وسايل ارتباطات الكترونيكي براي تبادل داده ها بر روي وب و ارتباط با اينترنت می باشد. ابزارهاي خروجي نيز مانند نمايشگر، پرينتر و دستگاههاي الكترونيكي براي ارتباط و تجارت الكترونيكي مي باشند. محتواي خروجي مي تواند شامل هر گزارشي از جمله گزارشات مالي ، ماليات ، بودجه باشد.
در ادامه به بررسي بخشهاي كلي يك سيستم تحت شبكه مي پردازيم:
1- تجهيزات و دستگاه ارسال و مخابره اطلاعات :
براي درك صحيح اين موضوع يك رايانه شخصي راه دور را در نظر بگيريد كه داده هايي را براي رايانه مركزي براي پردازش ارسال مي كند . هنگامي كه رايانه شخصي آماده انتقال پيامها يا داده ها مي شود ، دستگاه ميانجي ارتباطات (مثلاً يك مودم) ، پيامها را به سيگنالهايي تبديل مي كند كه توسط يك كانال ارتباطي (مثلاً يك خط تلفن) ، منتقل مي شود . در اين فاصله ، دستگاه ميانجي ارتباطاتي ديگر اين پيامها را به صورت كدهاي رايانه اي داخلي تبديل مي كند و آن را براي رايانه دريافت كننده ارسال مي كند . هنگامي كه واحد دريافت كننده پيامي را براي اصلاح كردن به منبع اوليه بر مي گرداند ، فرآيند ارتباط به طور معكوس انجام مي شود . نرم افزارهاي ارتباطات تمام اين فرآيند را كنترل و كليه برنامه هاي ارتباطي را مديريت مي كنند .
2- تجهيزات و دستگاه ميانجي ارتباطات : (Interface Devices)
به طور كلي شش وسيله ميانجي ارتباطات وجود دارد كه در بيشتر شبكه ها به كاربرده مي شود : كارتهاي ميانجي شبكه (Network Interface Card) ، تجهيزات دستيابي از راه دور (Remote Access Device) ، هاب ها (Hubs) ، سوئيچ ها (Switches) ، مودم ها و مسيرياب ها (Routers) .
3- نرم افزارهاي ارتباطاتي
نرم افزارهاي ارتباطاتي جريان داده ها را در يك شبكه مديريت و كنترل مي كنند . نرم افزارهاي ارتباطي وظايفي به شرح زير انجام مي دهند :
§ كنترل دستيابي : اتصال و قطع دستگاههاي مختلف ، تلفن كردن و پاسخ دادن به تلفن ها به طور خودكار ، محدود كردن دستيابي به سيستم به كاربران مجاز و ايجاد پارامترهايي مانند سرعت، وضعيت و مسير انتقال اطلاعات .
§ مديريت شبكه : كنترل و تأييد دستگاهها از نظر آمادگي دريافت و ارسال داده ها ، صف بندي (Queuing) و آماده سازي ورودي ها و ستاده ها ، تعيين اولويت هاي سيستم ، مسيريابي پيامها و گزارش فعاليتهاي شبكه ، استفاده از شبكه و حل ايرادهاي شبكه .
§ انتقال داده ها و فايل ها : كنترل انتقال داده ها ، فايلها و پيامها ميان دستگاههاي مختلف .
§ كنترل و حذف خطاها : اطمينان از اينكه همان داده هايي كه ارسال شده در مقصد دريافت شده اند.
§ امنيت داده ها : حفاظت از داده ها از دسترسي غيرمجاز به آنها طي فرآيند انتقال .
4- تجهيزات و دستگاه دريافت اطلاعات :
امواج كوتاه زميني (Microwave) به طور مداوم براي انتقال صدا يا داده ها در مسافتهاي طولاني به كار مي روند . آنتن هاي بشقابي از راه دور با امواج كوتاه در فواصل 30 كيلومتري به تعداد مورد نظر قرار داده مي شوند . هر ايستگاه انتقال دهنده يك سيگنال دريافت مي كند ، آن را تقويت كرده و به ايستگاه بعدي مي فرستد .
5- كانال ارتباطات :
رسانه ايي در يك شبكه ارتباطي است كه فرستنده را به گيرنده متصل مي كند . كانالهاي ارتباطي شامل خطوط تلفن ، كابلهاي فيبر نوري ، امواج كوتاه زميني ، ماهواره و راديوهاي سلولي هستند .
كانالهاي ارتباطي مختلف هر كدام ويژگي هايي دارند كه قابليت اتكا ، هزينه و ايمني شبكه را تحت تأثير قرار مي دهند . يكي از مهمترين ويژگي هاي يك كانال ، پهناي باند (Bandwidth) كه از نظر فني پهناي باند تفاوت ميان بيشترين و كمترين فركانس ها را نشان مي دهد .
پردازش :
پردازش اساس كاري است كه از طريق كامپيوتر سرويس دهنده بر روي اطلاعاتي كه از كامپيوتر شخصي دريافت مي شود صورت مي گيرد و بطور كل مي توان براي شبكه ها 3 مدل پردازش را در نظر گرفت.
1- سيستم متمركز : در يك شبكه گسترده متمركز كليه پايانه ها و ساير دستگاهها به يك رايانه مشترك مركزي كه معمولاً يك رايانه بزرگ است ، متصل مي شوند . سيستمهاي متمركز مزاياي كنترل بهتر ، كاركنان فن آوري اطلاعاتي با تجربه تر و برخي صرفه هاي اقتصادي را فراهم مي كند . معايب سيستمهاي متمركز عبارت از پيچيدگي بيشتر ، مخارج بيشتر ارتباطات و انعطاف پذيري كمتر در رفع نيازهاي كاربران و بخشهاي ديگر سازمان است .
2- سيستم غيرمتمركز : در يك شبكه گسترده غيرمتمركز ، هر اداره رايانه و شبكه ي محلي خاص خود را دارد . سيستمهاي غيرمتمركز معمولاً بهتر از سيستمهاي متمركز قادرند نيازهاي كاربران و بخشهاي مختلف سازمان را تأمين كنند . علاوه بر اين ، غالباً هزينه ارتباطات زماني كه داده هاي مورد نياز به صورت منطقه ايي ذخيره مي شوند ، كاهش مي يابند . معايب اصلي سيستمهاي غيرمتمركز پيچيدگي عمل هماهنگي ذخيره داده ها در مناطق مختلف ، افزايش هزينه سخت افزار و زياد بودن مشكلات اجراي كنترلهاي موثر در سيستم مزبور است .
3- سيستم پردازش توزيعي داده : اين سيستم تركيبي از سيستمهاي متمركز و غيرمتمركز است . هر منطقه براي پردازش ، رايانه هاي خاص خود را دارد . بنابراين ، مزاياي سيستمهاي غيرمتمركز را به همراه دارد . علاوه بر اين ، سيستم هر منطقه نيز به رايانه هاي بزرگ شركت متصل است . در نتيجه ، داراي بسياري از منافع سيستمهاي متمركز نيز هست . يكي از مزاياي مهم سيستم پردازش توزيعي داده اين است كه رايانه هاي واحدهاي مختلف يكديگر را پشتيباني مي كنند . بنابراين ، احتمال خطر از دست رفتن اطلاعات بسيار پايين است زيرا اطلاعات و منابع در مناطق مختلف قرار دارند . مزيت ديگر اين سيستم اينست كه هر سيستم منطقه اي به عنوان يك قطعه (Module) است كه مي تواند به آساني توسعه يابد ، به هنگام شود يا از سيستم حذف شود . عيب سيستمهاي پردازش توزيعي داده اين است كه نيازها و موقعيت هاي مختلف ، وظايف هماهنگي سيستم ، نگهداري سخت افزار ، نرم افزار و يكنواختي داده ها را مشكل مي سازد . همچنين ، استانداردسازي و كنترل در اين سيستم مشكل است زيرا اختيارات و مسئوليتها توزيع شده است. مكانهاي چندگانه و كانالهاي ارتباطي نياز به كنترل هاي امنيتي كافي و تفكيك مناسب وظايف دارد . يكي ديگر از معايب پردازش توزيعي داده دوباره كاري در مكانهاي مختلف است كه هزينه ذخيره سازي و امكان عدم يكنواختي و عدم ثبات را افزايش مي دهد .
توسعه AIS
توسعه سيستمهاي اطلاعات حسابداري براساس 5 فاز اوليه ( برنامه ريزي ، تحليل ، طراحي ، پياده سازي و پشتيباني ) بسته به مدت زمان مورد نياز در هريك از این فازها بین یک هفته تا چند سال انجام مي شود.
برنامه ريزي :
برنامه ريزي پروژه برای رسیدن به اهداف مديريت، فاز اول توسعه سيستم بشمار مي آيد و مستلزم دامنه و اهداف پروژه ، تعريف مسئوليتهاي پروژه ، الزامات كنترل ، مراحل پروژه ، بودجه پروژه و زمان تحويل آن مي باشد .
تجزيه و تحليل :
در اين فاز تجزيه و تحليل بر روي اطلاعاتي از پروژه كه تاكنون تهيه شده صورت مي گيرد. داده هاي كنوني همان اهداف سازمان در مقايسه با داده هائي كه بايد سازمان جمع آوري كند و اینکه به چه نتايجي مي رسد مي باشد.
فرآيند تجزيه و تحليل، بررسي تمام جوانبي است كه مي توان براي بهبود وضعيت سازمان انجام داده شود. مواردي كه به كاهش هزينه ها ، بهبود خدمات ، بهبود كيفيت و يا بهبود مديريت اطلاعات مي انجامد.
طراحي:
طراحي فازي است كه بعد از فاز تجزيه و تحليل قابل اجرا است و شامل طراحي تفصيلي از تمام ورودي ها ، پردازش ، ذخيره سازي و خروجي از سيستم حسابداري مي شود. در طراحي، ورودي ، پردازش و فرايند كسب و كار كه توسط نقشه هاي سيستم مشخص شده است به همراه كار طراحي منطقي داده ها ، ذخيره سازي و حوادث مشخص براساس روابط منطقي ميان منابع سازمان از طريق عوامل و نمودارهاي مشهور به نمودار رابط موجوديت (ERD) مدل سازي مي شود. همچنين طرحهاي خروجي را می توان به صورت گزارش و يا استخراج اطلاعات با پرس و جو ارائه داد. علاوه بر اين تمام جنبه هاي فاز طراحي را مي توان با ابزارهاي نرم افزاري فراهم آورد.
پياده سازي :
اجراي فاز پياده سازي داراي 2 بخش عمده ساخت و تحويل مي باشد.
ساخت و ساز شامل مجموعه اي از سخت افزار ، نرم افزار و فروشندگان براي پياده سازي آن و همچنين ساخت و تست شبكه هاي ارتباطي ، ساخت و آزمايش پايگاه داده ، نوشتن و تست برنامه و اصلاح آن مي شود. تحويل نيز شامل مراحل نصب و آزمايش سيستم از نظر فني، تحویل و نصب و آموزش كاربران و تبديل سيستم سابق به سيستم جديد مي شود.
همچنين از مجموعه نرم افزارهاي جانبي بمنطور افزايش كارائي سيستم مانند ايجاد گزارشات جديد ، ضبط اطلاعات و يا برنامه هاي كاربردي بمنظور امنيت داده ها و تنظيم سطوح دسترسي استفاده مي شود.
پشتيباني:
پشتيباني از چنين سيستمهايي الزامي مي باشد و تيم طراح و پياده ساز سيستم بايد هميشه آماده رفع عيوب احتمالي و يا تغيير در ساختار سيستم باشند. در غير اين صورت بزودي عمر مفيد سيستم پايان خواهد يافت.
امنيت
امنيت در اشكال مختلف وجود دارد. امنيت فيزيكي كه دسترسي به تجهيزات سيستم را محدود مي كند و با در اختيار داشتن اتاقي براي نگهداري رايانه مرکزی قابل حل است و امنيت منطقي كه با سطوح دسترسي كاربران قابل دسترسي است. دسترسي فقط يك كاربر با سطح دسترسي بالا به بانك اطلاعات مي تواند سازمان را از ورود کاربران غیر مجاز و فساد اقتصادی در امان نگاه دارد.
